Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienste erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Dies umfasst insbesondere:

• Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse) bei der Registrierung
• Zugangsdaten (verschlüsselt gespeichertes Passwort)
• Nutzungsdaten (Logs, Bestellhistorie, Anrufprotokolle)
• Zahlungsdaten (verarbeitet über unseren Zahlungsdienstleister)
• Sprachaufnahmen von Telefonanrufen (werden nach 24 Stunden automatisch gelöscht)

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Betrieb der VoiceOrder Pro Plattform
• Vertragserfüllung und Abrechnung
• Technischer Support und Kundenservice
• Verbesserung unserer Dienste (anonymisierte Analysen)
• Gesetzliche Pflichten (z.B. GoBD-konforme Kassenbuchführung)

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, wo angegeben)

5. Datenweitergabe an Dritte

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn dies für die Vertragserfüllung notwendig ist oder Sie eingewilligt haben. Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter) sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet. Relevante Dritte:

• Anthropic PBC – KI-Konversationsverarbeitung, 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA (Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO)
• Twilio Inc. – Telefonie und SMS, 101 Spear Street, San Francisco, CA 94105, USA (Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO)
• OpenAI, LLC – Spracherkennung (STT), 3180 18th St, San Francisco, CA 94110, USA (Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO)
• ElevenLabs, Inc. – Text-to-Speech-Synthese, USA (Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO)
• fiskaly GmbH – TSE-Kassensystem, Mariahilfer Straße 77-79, 1060 Wien, Österreich (EU-Auftragsverarbeiter)
• Hetzner Online GmbH – Hosting/Server, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (EU-Auftragsverarbeiter)

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Sprachaufnahmen: automatische Löschung nach 24 Stunden
• Bestelldaten: 10 Jahre (GoBD-Pflicht)
• Kontodaten: bis zur Kündigung + 30 Tage Nachfrist
• Log-Daten: 90 Tage

7. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@voiceorderpro.de

8. Cookies und Tracking

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein (Session-Cookie für die Authentifizierung). Wir verwenden keine Tracking-Cookies, keine Werbenetzwerke und kein Google Analytics.

9. Hosting

Diese Plattform wird gehostet bei:

10. Datensicherheit

Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt über HTTPS (TLS 1.3). Passwörter werden mit bcrypt gehasht und nie im Klartext gespeichert. Unsere Server befinden sich in Deutschland (Hetzner, Nürnberg) und unterliegen deutschem Datenschutzrecht.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.